Ny varslingstjeneste for arbeidsoppgaver (SMS og e-post)

Automatisk utsending av beskjed og/eller påminnelse om arbeidsoppgaver i WB Festivalverktøy og WB Kulturhusverktøy.

Den nye funksjonaliteten gjør det enkelt både å informere og minne om arbeidsoppgaver. Det kan registreres varsling (SMS og/eller e-post) på alle typer arbeidsoppgaver, både standardoppgaver, tekniske transfere (via produksjonsplanene) og reisetransfere.

Det finnes to typer varslinger: 
1) Påminnelse x timer før oppgavestart.
2) Beskjed om nyopprettet oppgave (sendes senest innen 30 minutter).

For hver arbeidsoppgave kan man registrere varsling med en eller begge varslingstyper pr. e-post og/eller SMS, forutsatt at den som skal utføre oppgaven har e-postadresse og/eller mobilnummer i personbasen.

Varsling pr. SMS forutsetter aktiv avtale med en SMS-tjenesteleverandør (Clickatell eller Front) som er integrert med WB. Dersom du benytter Clickatell, pass på at du til enhver tid har forhåndsbetalt Clickatell for tilstrekkelig med SMS credits. Dersom du benytter Front, pass på at avtalen er aktivert igjen etter en eventuell fryseperiode. Lengden pr. tekstmelding vil variere mellom en og tre meldingslengder pr. varsling, avhengig av f.eks. antall tegn i oppgavebeskrivelsen.

For varsling pr. e-post, pass på at det er registrert en såkalt SPF-record på domenenavnet til den e-postadressen som benyttes som standard avsender fra verktøyet. Les mer om hvordan du legger inn SPF-info på ditt domenenavn.

Varslingsikonet:
Oppretting, redigering og fjerning av varslinger gjøres ved å klikke på varslingsikonet pr. oppgave på produksjonssidene eller i arbeidslistene pr. oppgavekategori eller pr. person. Man kan også registrere varsling umiddelbart etter opprettelse av en ny oppgave, eller via knappen "Endre" pr. eksisterende oppgave.

Endring av varsling:
Hvis du vil endre varslingstidspunkt eller type varsling på en oppgave som det allerede er registrert varsling på, klikker du oppgavens varslingsikon. Du må velge varslingstidspunkt på nytt før du lagrer, og oppgavens eksisterende varsling vil da erstattes med dine nye valg.

For å avbryte en oppsatt varsling, klikk varslingsikonet ved den aktuelle oppgaven og lagre varslinger uten å gjøre noen avkrysninger for varslingstidspunkt e.l.

Dersom man sletter en arbeidsoppgave med en usendt varsling eller sletter en person som har en arbeidsoppgave med en usendt varsling, vil varslingen også slettes.

Liste over alle registrerte varslinger:
For å se en liste over alle til enhver tid varslinger som venter på utsending, klikk "Arbeidslister" i toppmenyen, og deretter knappen "Vis varslinger". Du kan også redigere varslingene direkte fra listen ved å klikke varslingsikonet pr. varsling.