Nye WB-funksjoner i 2018

Her finner du en oppsummering av programutvikling i 2018. WB Kulturhusverktøy og WB Festivalverktøy ble fortløpende oppgradert med de nye funksjonene.

Enkelte av funksjonene og nyhetene er knyttet til tilleggsmoduler.

1. MARS 2018:
PRODUKSJONER:
Man kan nå kan legge inn og redigere en maltekst (f.eks. faste avsnitt/overskrifter) som vises i tekstfeltet for produksjonsnotat på alle produksjoner via knappen "Rediger prodinfo". Dette gjøres via Div -> Diverse innstillinger. Så lenge man ikke har endret malteksten som vises i tekstfeltet, vil den ved lagring siden under "Rediger prodinfo" ikke lagres som et produksjonsnotat på produksjonen. Lagring av produksjonsnotatet pr. produksjon skjer kun når man gjør en endring i tekstfeltet, altså slik at det ikke lenger er det samme som malteksten.

9. MARS 2018:
FORSIDEKALENDER:
Dersom en produksjon er markert som låst for administrasjonsbrukere, vil tittelen på produksjonen i forsidekalenderen bli "Under arbeid" for frivillige brukere. Dersom brukeren klikker på tittelen, vil det som tidligere vises en side som sier "Ingen tilgang":

20. MARS 2018:
GDPR: Via Person/firma finner man nå arbeidsbesparende GDPR-funksjonalitet for oversikt, innhenting og registrering av samtykke til lagring av personopplysninger. Nå kan man bl.a. sende e-post direkte fra verktøyet til personer som det ikke er registrert samtykke på. E-posten inneholder info om lagring av personopplysninger, samt en link til en personlig side der mottaker kan bekrefte at han/hun samtykker til lagringen.

23. MARS 2018:
Ressursbase: Nå vises alle arenaene som ressurser på ressursoversikten dersom det hverken benyttes generell kalenderprioritet på hovedarr, og pålogget bruker heller ikke har en brukerdefinert kalenderprioritet.

18. APRIL 2018:
PERSONLISTER: Man kan nå sortere listene på ID, noe som er nyttig hvis man vil se rekkefølgen for når personer har blitt lagt inn i systemet. Det kan f.eks. være aktuelt for å få innblikk i hvilken rekkefølge frivillige personer ble lagret (enten manuelt eller via registreringsskjemaet) i verktøyet, ettersom personIDene øker med +1 for hver gang en ny person/firma legges inn i systemet.

19. APRIL 2018:
BRUKERE: Ved pålogging vises ikke lenger feil oppgitt brukernavn eller passord på tilbakemeldingssiden.

BRUKERE: Hvis en administrasjonsbruker skal endre passord på en bruker, gjøres dette nå via knappen "Passord" pr. bruker via "Brukere". For alle andre endringer man som før knappen "Rediger". Man kan ikke lenger se en brukers passord ved å klikke på punktene i det tidligere passordfeltet pr. bruker.

24. APRIL 2018:
FRIVILLIGE: Hvis noen forsøker å laste opp en fil av den ugyldige typen "png" som personbilde, i stedet for den gyldige filtypen "jpg", gis det nå tilbakemelding om dette på samme måte som ved annen mangelfull eller feil utfylling av registreringsskjemaet.

24. APRIL 2018:
FRIVILLIGEOMRÅDE / godkjenning av registreringer via alternative søknadsskjema (presseakkreditering e.l.):

Dette gjelder bare dersom konfigurasjonsvalget for alternative registreringsskjema er aktivert, som da blir en del av registrerings- og godkjenningssystemet i frivilligemodulen.

1) Når det kommer en eller flere nye registreringer fra f.eks. et skjema for registrering av pressefolk, vil det dukke opp en ny link på siden "Til godkjenning". Navnet på linken samsvarer med det (eller de) alternative skjemaene man benytter. Klikk en slik link for å få frem en egen liste over f.eks. pressesøknader.

2) ALLE registreringer ligger som før samlet på hovedlisten på siden "Til godkjenning", men de som har kommet via et alternativt skjema (f.eks. et presseskjema) vil merkes med teksten "via f-registrering-presse.pl" like etter der registreringstidspunktet for søknaden vises.

3) Når du klikker plusstegnet for å se en registrering som har kommet via presseskjemaet, vises ikke knappen "Godkjenn" som jo kun gjelder for godkjenning av frivillige. Dette gjelder uansett om man åpner en pressesøknad på den komplette oversikten over alle typer registreringer/søknader, eller via den filtrerte siden for kun pressesøknader. Når knappen ikke vises på "alternative registreringer" risikerer man ikke å godkjenne en fotograf, journalist e.l. som frivillig hvis man i farten trykker på feil knapp. På registreringer som har kommet via presseskjemaet, vises altså kun mulighet for å lagre vedkommende i personbasen til ønsket personkategori. Lagring til personkategori har fått navnet "Alternativ lagring", i motsetning til "Godkjenn som frivillig".

4) Ettersom et registreringsskjema i godkjenningssystemet ikke har noen tilknytning til en personkategori, men kun frivilligekategorier, må man velge til hvilken personkategori man skal lagre personen fra en søknad som kommer fra et alternativt skjema, f.eks. "Presse" ved lagring av pressefolk. For å sikre at man ikke glemmer å velge personkategori, kan man ikke lagre en person via "Alternativ lagring" uten å ha valgt personkategori. Dersom man glemmer det, gis det beskjed.

3. MAI 2018:
Produksjoner: Funksjonen for generell arenabooking via produksjonens redigeringsside har nå utgått, ettersom den erstattes med mer detaljert funksjonalitet for arenabooking til aktiviteter produksjonsplanen. For eksisterende produksjoner med en generell arenabooking, er funksjonen fremdeles tilgjengelig slik at den aktuelle arenabookingen kan endres eller fjernes.

4. MAI 2018:
Ressurser/tilbud/produksjoner: Ressurser som brukes i produksjonens bekreftede tilbud vises nå på en liste på produksjonssiden. Dette gjør at man direkte på produksjonssiden har oversikt over hvilke ressurser (f.eks. utstyr, mat e.l.) som er avtalt for produksjonen. Dersom man ikke ønsker å vise ressurslisten på produksjonssiden, kan man skjule denne via "Diverse innstillinger".

7. MAI 2018:
Man kan nå skjule reiseoversikten fra produksjonssidene via "Diverse innstillinger".

4. JUNI 2018:
Under "Arbeidsoppgaver pr. oppgavekategori" finnes det nå funksjonalitet for hurtigvalg av person for hver arbeidsoppgave som ikke har fått tildelt en person enda. Dette tilsvarer hurtigvalg av person til oppgaver på produksjonssidene. Dersom en person har blitt booket til en annen oppgave mens man har hatt listen stående åpen, vil det når man forsøker å velge ledig person gis beskjed om at personen nå er opptatt i oppgavens tidsrom. Hurtigvalgfunksjonen er koblet sammen med systemet som begrenser personutvalget i personnedtrekkene ved at man definerer tilknytning mellom oppgavekategori og personkategorier. (Klikk Div i toppmenyen, og deretter knappen "Oppgavekat. -> Personkat.").

8. JUNI 2018:
RESSURSER, TILBUD, ARBEIDSOPPGAVER:
Man kan nå knytte ressurser til en arbeidsoppgave i forholdet arbeidsoppgave -> ressurser -> tilbud. Man kan bruke dette både til tilbudssystemet standardhensikt (lage og sende tilbud til kunder), men også for å definere ressursbruk til konkrete arbeidsoppgaver og/eller produksjoner. Her er en beskrivelse av funksjonalitet knyttet til arbeidsoppgavetilknyttede ressurser i tilbud:

1) Når man oppretter eller redigerer en arbeidsoppgave, vil man etter å ha valgt person m.m. og lagret på side 3 få frem muligheten til å knytte ressurser til arbeidsoppgaven. Ved å legge ressurstilknytningen rett etter hovedlagring av selve arbeidsoppgaven, unngår man flere forhold som kan lede til tekniske og/eller brukerrelaterte feil, samtidig som vi ikke minst som en bonus dermed kan aksessere arbeidsoppgave-ressurssidene direkte for redigering (se punkt 2 og 4 under)!

2) På produksjonssiden vises det nå et lite R-ikon ved de arbeidsoppgavene som har tilknyttede ressurser. Dette ikonet fungerer som en snarvei til direkte redigering av ressurstilknytningen, altså uten at man må gå veien om de øvrige sidene for redigering av selve arbeidsoppgaven før man kommer frem til ressursfunksjonaliteten!

3) Når man lagrer tilknytning mellom arbeidsoppgave, ressurser og et tilbud, går man automatisk til redigeringssiden til det tilbudet man har valgt at de arbeidsoppgavetilknyttede ressursene skal vises i. Der kan man så pusse på evt. detaljer, som rabatter, manuell prisoverstyring, mva-satser, merknader e.l. for de nylig tillagte ressursene, og hele tilbudet for øvrig. Legg merke til at på toppen av tilbudssiden ligger alltid produksjonsnavnet som en link som leder til produksjonssiden.

4) På redigeringssiden til tilbudet vises det også et lite lR-ikon ved hver ressurs som har tilknytning til en arbeidsoppgave. Også her fungerer ikonet som en snarvei-link som leder direkte til redigeringssiden for de arbeidsoppgavetilknyttede ressursene.

5) Hvis en produksjon ikke har et eksisterende tilbud som de arbeidsoppgavetilknyttede ressursene kan knyttes til, kan man lagre ressursene til et nytt, tomt tilbud. Man kan da oppgi ønsket fra/til-tidsrom for tilbudet direkte på "oppgaveressurs-siden".

6) Noen ytterligere ekstrafunksjoner: På siden der man knytter ressurser til en arbeidsoppgave kan man ikke bare legge til ressurser, men fjerne dem vha. avkrysning og knappen "Fjern avkryssede". Hvis man legger inn samme ressurs flere ganger, slås antallet automatisk sammen på en ressurslinje. Det er også mulig å oppgi minustall, slik at man trekker fra (eller går i minus) fra eksisterende ressurser, dersom det er ønskelig.

13. JUNI 2018:
FRIVILLIGE: Godkjenning av frivilligeavtale.
Man kan nå sende ut forespørsler og registrere godkjenning av frivilligeavtale pr. person i personkategorien "Frivillig". Funksjonaliteten tilsvarer GDPR-systemet, altså slik at man både har oversikt over hvem det er eller ikke er registrert godkjenning på, samt at man kan sende ut e-post til de ikke-godkjente med registrering direkte fra websiden. E-posten som sendes inneholder en tekst og link (f.eks. til en side på deres eget nettsted som inneholder den avtalen som må godkjennes). Både teksten og linken kan defineres i WB Festivalverktøy / Kulturhusverktøy.

Dersom godkjenning mottas på annet vis enn via godkjenningssystemet, kan man registrere godkjenning direkte pr. person oversiktssiden for "Godkjenning av frivilligeavtale", samt på hver persons side i personbasen, der det også vises om vedkommende har godkjent avtalen eller ikke. Der kan man også oppheve godkjenning. Det er også mulig å knytte denne godkjenningsfunksjonaliteten til registreringsskjemaet for frivillige med et avkrysningsvalg "Ja, jeg godkjenner...", på tilsvarende måte som avkrysningsvalget for samtykke til lagring av personopplysninger (GDPR).

15. JUNI 2018:
RESSURSBASEN:
Man kan nå generere lister over ressurser i tilbud pr. ressurskategori innenfor et valgt valgt fra/til-tidsrom. Listene kan skrives ut på papir (se utskrift-ikon), samt genereres og/eller mailes som PDF-filer (se pdf-ikon).

Denne funksjonaliteten finner du via forsiden til ressursbasen, der det vises en link som heter [Ressursbruk] ved siden av hver kategorioverskrift (Kategori 1, Kategori 2, osv.). Dette forutsetter da at det finnes ressurser i den enkelte kategori.

Kolonnen "Rest" viser tilgjengelighet pr. ressurs i det valgte tidsrommet, altså det antall man har oppgitt av ressursen i ressursbasen, minus det antall som er i bruk i tilbud som befinner seg innenfor tidsrommet for ressursbruklisten. Dette er nyttig for f.eks. teknisk utstyr eller andre faste gjenstander, altså ressurser som man har et fast antall av på huset, mens det nok ikke er fullt så aktuelt for f.eks. brødskiver eller andre ting som varierer i antall, og/eller som kjøpes inn etter behov. I selve ressursbasen kan det være praktisk å legge inn et høyt antall (f.eks. 1000) på variable ressurser som man nærmest har ubegrenset tilgang til å skaffe mer av, for dermed å slippe å få advarsler om at man har brukt flere enn det antallet man har oppgitt at man har av ressursen.)

Knappen "Vis bruk" leder til oversikt over hvilke tilbud hver enkelt ressurs benyttes i tidsrommet til ressursbruk-listen.

Listen vises som standard for dagens dato.

19. JUNI 2018:
RESSURSBASEN, TILBUD, FAKTURAGRUNNLAG:
Man kan nå oppgi pris pr. ressurs som desimaltall. Dette gjelder både standard ressurspriser, pris pr. ressurs pr. prisgruppe/arrangørtype, samt manuell ressurspris i både tilbud og fakturagrunnlag.

29. JUNI 2018:
GDPR, notat:
Dersom noen krever innsyn i hvilke personopplysninger som er lagret på seg selv, fremkommer dette på vedkommendes infoside i person- og firmabasen. Dersom noen krever deler av sin informasjon slettet, så gjøres dette via personens redigeringsside i person- og firmabasen. Personer med brukernavn/passord med tilgangsnivå Administrasjon, Stab og Nøkkelpersonell kan logge seg på verktøyet og selv endre eller fjerne sine og andres personopplysninger. Brukere med tilgangsnivået "Frivillige" kan endre sin kontaktinfo m.m. via MIN SIDE, mens andre personfelt for frivillige kun kan endres eller fjernes via vedkommendes redigeringsside i person- og firmabasen. Hvis man logger på verktøyet med en bruker med tilgangsnivået "Arrangør/leietaker", kan man også endre/slette diverse info om seg selv/firmaet e.l., og den personen som er oppført som firmaet kontaktperson. Med tilgangsnivået "Artist/manager" kan den påloggede brukeren endre og slette et utvalg personopplysninger om seg selv og andre personer som er medvirkende i alle produksjoner som pålogget brukers tilknyttede person også er medvirkende i.

Hvis noen krever seg fullstendig slettet fra verktøyet (inkl. tilhørende arbeidsoppgaver m.m.), gjøres dette via knappen "Slett" på personens infoside.

Hvis man ønsker å beholde oppgaver m.m. som har vært opprettet på personen, som en del av historikken til produksjoner etc., kan man i stedet for å slette personen simpelthen endre vedkommendes fornavn og etternavn til f.eks. "Slettet GDPR", og fjerne alle øvrige personopplysninger via personens redigeringssiden. Med mindre det ligger notater andre steder i verktøyet om vedkommende, beholder man da all produksjonshistorikk m.m. rent oppgave- og aktivitetsmessig, samtidig som det ikke lenger ligger hverken navn eller informasjon om personen i systemet lenger.

2. JULI 2018:
FRIVILLIGE / TILGJENGELIGHET: Egen administrasjon + automatisk registrering av tilgjengelighetstidsrom.

Når en person krysser av for ulike tidspunkt i skjemaet for når vedkommende kan arbeide, kan disse nå automatisk lagres som tilgjengelighetstidsrom når man godkjenner personen via "Til godkjenning". Man kan redigere eller slette de tidsrom som har kommet inn via registreringsskjemaet både før og etter at man godkjenner personen. Ved klokke-ikonet på godkjenningssiden vises det antall tidsrom som for øyeblikket er mottatt/opprettet på vedkommende.

Tidligere har man måtte ta kontakt med WebBusiness for å endre tidsvalgene som vises i skjemaet under "Når kan du jobbe" o.l., men fra juli 2018 er det utviklet en tilgjengelighetsadministrasjon som gjør at man selv kan endre, slette og legge til tilgjengelighetstidsrom. Og ikke minst: Den til enhver tid nyeste versjonen av tilgjengelighetstidsrom vil automatisk vises som avkrysningsvalg i registreringsskjemaet for frivillige!

Med tilgjengelighetsadministrasjon oppretter du altså selv så mange avkrysningsvalg for tilgjengelighetstidsrom du ønsker, og endrer på dem akkurat når du ønsker. Du kan også definere rekkefølgen på valgene, samt legge inn overskrifter mellom de ulike tidsrommene der det måtte passe, f.eks. for å gruppere valgene på ulike dager/datoer.

Man kan formatere overskriftene ved å legge inn følgende HTML-koder i overskriften:

 <i>OVERSKRIFTEN DIN HER</i> (gir kursiv tekst)
 <b>OVERSKRIFT DIN HER</b> (gir fet tekst)
 <u>OVERSKRIFTEN DIN HER</u> (gir understreket tekst)
 For å lage et linjeskift før eller etter en overskrift, bruker man <br>.

Som standard vises en ledetekst ved hvert avkrysningsvalg som består av tidsrommets dag, dato og tidspunkt. Men, man kan også overstyre standard ledetekst med en egendefinert ledetekst pr. avkrysningsvalg!

Tilgjengelighetsvalgene på torsdagen har blitt gitt en egendefinert ledetekst. Tilgjengelighetsvalgene for fredagen og lørdagen vises derimot med standard/automatisk generert ledetekst. De to siste generelle valgene på bildet vil da typisk være faste valg i skjemaet som mottas av verktøyet som notater, og ikke tilgjengelighetstidsrom. Det er brukt litt HTML for formatering av overskriftene.

Dere finner den nye tilgjengelighetsadministrasjonen ved å klikke linken "Tilgjengelighet" på frivilligeområdet, og deretter linken "Tilgjengelighetstidsrom i registreringsskjema". Se instruksjoner/veiledning på siden.

OBS! For å benytte den automatiske visningen av avkrysningsvalg som man oppretter med tilgjengelighetsadministrasjonen, må dette aktiveres av WebBusiness AS pr. kunde. Det gjøres raskt og slik aktivering er bare nødvendig å gjøre en gang.

Du kan i ro og mak opprette de tidsrom du selv ønsker til enhver tid skal vises i skjemaet. I tilgjengelighetsadministrasjonen kan du klikke linken "Forhåndsvis tilgjengelighetsvalg" for å se nøyaktig hvordan tilgjengelighetstidsrommene vil vises i skjemaet.

For at skjemaet skal kunne vise tilgjengelighetsvalg fra tilgjengelighetsadministrasjonen, må man benytte den versjonen av frivilligeskjemaet som slutter på .pl, og ikke den eldre versjonen som slutter på .htm. Gi beskjed til din kontaktperson hos WebBusiness hvis du trenger oppdatering fra htm- til pl-versjonen.

2. JULI 2018:
FRIVILLIGEOMRÅDE:
Skjemaet pr. person under "Til godkjenning" har nå både blitt frisket opp utseendemessig, og tekstfeltene har blitt plassert mer systematisk og oversiktelig enn tidligere.

20. SEPT. 2018:
PRODUKSJONER, generell redigeringsside: I tillegg til de to store tekstfeltene Mediainfo/billettsystem og Produksjonsnotat, har nå også feltene "Evaluering produksjon (notat)" og "Oppsummering produksjon (notat)" fått tilknyttet ulike tekstformateringsfunksjoner.

21. SEPT. 2018:
PRODUKSJONER, standardtekster: På samme måte som for feltet "Produksjonsnotat", kan man nå oppgi en standardtekst som skal vises i feltet "Evaluering" for alle produksjoner.

22. NOV. 2018:
BRUKERE: Tilgangsnivået "Arrangementsvert" kan nå klikke "MIN SIDE" for å se en tilsvarende side som brukere med tilgangsnivået "Frivillige". I motsetning til før får de dermed tilgang til egne arbeidslister og kan bl.a. endre sin egen kontaktinfo. Legg merke til at de også kan se oppslagstavlen for frivillige.

22. NOV. 2018:
FRIVILLIGE: Hvis en frivillig har meldt interesse for en arbeidsoppgave via MIN SIDE, kan vedkommende nå angre på dette ved å klikke den nye knappen "Fjern interesse". Denne er aktiv inntil vedkommende eller noen andre eventuelt har blitt tildelt oppgaven.

5. DES. 2018:
ØKONOMI:
Oppsummeringen pr. produksjons økonomi inkluderer nå i tillegg til sum budsjettall pr. konto også sum regnskapstall pr. konto, samt avvik mellom budsjett og regnskap pr. konto.
Ettersom "Delskjema 2" (reiser, overnatting, diett) blir benyttet av svært få brukere, er det nå skjult på økonomisiden for produksjoner, men kan gjøres synlig for de kunder som fremdeles benytter dette. Ta i så fall kontakt! :-)

11. DES. 2018:
DUPLISERING PRODUKSJON:
Ved duplisering av hele produksjoner kan man nå velge å duplisere produksjonens tilhørende tilbud (et eller flere). Tilbudet vil få samme startdato som produksjonens startdato. Oppgaveressurser dupliseres ikke. Status på dupliserte tilbud settes til ubekreftet.

11. DES. 2018:
SLETTING PRODUKSJON, bugfix:
Nå slettes uten unntak også produksjonens evt. tilhørende tilbud, fakturagrunnlag og kontrakter.